個人情報の取扱い

1. 個人情報取扱事業者

本プログラムの事前登録における個人情報の取扱主体は、次のとおりです。

事業者名

SMホールディングス株式会社

所在地

〒062-0921 北海道札幌市豊平区中の島一条7丁目1-1 京王もなみマンション802号

代表者

代表取締役 三浦俊輔

個人情報に関する連絡先

info@worclean.jp

2. 取得する情報

申込フォームまたはその後の連絡を通じて、次の情報を取得します。

• 法人情報：法人名、法人番号、登記所在地、代表者氏名、会社Webサイト等
• 担当者情報：氏名、役職、メールアドレス、電話番号等
• 事業情報：事業概要、対応可能地域、顧客業種、紹介可能分野、一次サポート体制、応募目的等
• 申込・審査・同意情報：申込日時、受付番号、審査状態、Pre-Partner参加規約・個人情報の取扱い・反社会的勢力排除の確認記録、NewCoへの将来の情報提供に関する意向、各文書版、メール確認日時等
• システムの運用・安全確保に必要なアクセス情報、送信制限記録、操作履歴等（取得項目は実運用に合わせて公開前に確定）

3. 利用目的

• 事前登録の受付、本人のメールアドレス確認、申込内容の確認および審査
• 本プログラムに関する連絡、問い合わせ対応、説明会・商談等の調整
• パートナー候補の適格性や支援可能領域の確認
• SMHDが個別に承認した場合の無償紹介活動・顧客の無料先行予約の取次ぎに関する連絡、承認範囲及び紹介候補案件の記録管理
• 不正申込の防止、情報セキュリティおよびシステムの保守運用
• 法令に基づく対応ならびに同意・申込の記録管理

※本プログラムに関係のない広告配信等へ利用する場合は、別途適切な手続を行います。

4. 第三者への提供とNewCoに関する選択

法令上認められる場合を除き、本人の同意なく、個人データを第三者へ提供しません。

将来、本プログラムの運営主体となる可能性のある設立前の新会社（以下「NewCo」といいます。）への情報提供については、別途説明文書で案内します。現在フォーム上で予定している「同意する」「同意しない」の選択は、設立前の将来の提供に関する意向確認として取り扱い、その選択だけを根拠に未特定のNewCoへ個人データを提供しません。不同意を選択しても、それのみを理由にSMHDへの無料事前登録を拒否しません。

※NewCo設立後、提供先・利用目的・提供するデータ等が具体化した段階で、法令に従って必要な説明・同意取得その他の手続を行います。事前の不同意意向が示された場合、別途適法な根拠なく任意提供しません。

5. 業務委託・国外のサービス

事前登録情報の保存、申込処理、メール確認などのため、外部のサービス事業者に取扱いを委託する場合があります。その際は必要な契約・監督・アクセス権管理等を行います。

現行システムではXserver上のWebサーバー、Google Apps Script及びGoogleスプレッドシート等を利用しています。これらのサービスにおける取扱いの範囲、外国での処理・保管の実態、必要な安全管理措置及び法令上の案内事項は、受付開始前に確認します。

6. 安全管理措置

申込情報へのアクセスを業務上必要な担当者に限定し、認証・権限管理、通信の保護、処理記録の点検、委託先管理等の合理的な安全管理措置を講じます。申込受付開始までに担当者・委託先・記録管理の運用を確認します。

7. 保存期間と削除

事前登録後、未承認・辞退・取消となった申込に係る基本情報および審査資料は、原則として最終対応日から1年間を保存期間の目安とし、その経過後、削除または復元困難な方法による処理の対象とします。最終対応日とは、審査結果の通知、辞退の受付、登録取消しの確定その他当該案件に対する最後の対応を行った日を指します。

事前登録が継続中の情報については、申込内容の確認・審査・連絡に必要な間管理します。承認後の保存期間は、正式契約の有無と実際の業務目的に応じ、別途定めます。

法令上の義務、権利の行使・紛争対応、セキュリティ事故調査等のため合理的に必要な情報は、対象・理由・保存期限を区別して必要最小限で保存する場合があります。同意の取得・撤回の履歴、操作監査記録、メール送信履歴、バックアップについても、それぞれの目的と必要性に即して保存・削除の基準を定めます。

保存期間満了後の削除は、管理者による対象確認のうえ実施します。バックアップに残存する情報は、保存サイクルに従う削除や復元時の再削除等の措置を検討します。削除・訂正等のご相談は本書の連絡先までお寄せください。

※上記は受付開始に向けて採用する保存方針であり、現段階で自動削除の運用が開始されていることを意味しません。個別の記録区分・例外保存・バックアップの削除基準は、受付開始前に実装と整合させます。

8. 開示・訂正・利用停止等の請求

保有個人データについて、法令に基づく開示、訂正、利用停止、第三者提供停止等の請求がある場合、本人確認のうえ適切に対応します。手続きの詳細は個人情報に関する連絡先にお問い合わせください。

NewCoへの将来の情報提供に関する意向の変更についても、上記窓口からお問い合わせいただけます。詳細は別途説明文書をご確認ください。

9. 文書の改定・お問い合わせ

本書を改定する場合は、改定日・版番号を明示し、必要に応じて改めて同意を取得します。個人情報に関するご相談やご請求は、上記の窓口へお問い合わせください。

本書は公開候補版であり、施行日・正式版番号は法務・実装確認後に確定します。